FUNGSI PENGORGANISASIAN

BAB 5

FUNGSI PENGORGANISASIAN

A.       PENGERTIAN

pengorganisasian yaitu kegiatan yang mengatur tugas, wewenang, dan tanggung jawab serta Pengorganisasian yang baik dapat menempatkan orang – orang pada tugas yang tepat /Anggota suatu organisasi , baik oganisasi formal maupun non formal .

dan di lakukan oleh dua orang atau lebih untuk mencapai tujuan tertentu .

kata organisasi mempunyai 3 pengertian umum yaitu :

1.      Sebagai lembaga atau  fungsional .

2.      Proses pengorganisasian suatu proses penyusuanan struktur organisasi dimana pekerjaan diatur dan di bagikan diantara para anggota organisaasi sehingga tujuan yang telah di tetapkan apat di capai dengan efesien .

3.      Pembentukan mekanisme untuk mengkordinasikan pekerjaan para anggota menjadi kesatuan yang terpadu dan harmonis .

B.     ASPEK-ASPEK DALAM PENGORGANISASIAN

Prosesp pengorganisasian tercermin pada struktur organisasi

        Struktur organisasi  ( desain organisasi ).

 didefinisikan mekanisme formal dengan nama organisasi yang di susun berdasarkan :

1)      Departementalisasi / departementasi

Departementalisasi adalah pengelompokan pekerjaan menjadi departemen aktivitas pekerjaan yang serupa secara logis berhubungan., oleh karena itu merupakan hasil keputusan manajer tentantg aktivitas tadi dibagi-bagi menjadi tugas atau secara jelasnya adalah Proses pengelompokkan dan penamaan bagian atau kelompok pekerjaan berdasarkan kriteria tertentu.

Sebagai contoh, untuk bisnis restoran : pencatatan menu, pemberitahuan menu kepada bagian dapur, hingga pengiriman makanan dari bagian dapur kepada pelanggan di meja  makan dapat dikelompokkan menjadi satu departemen tertentu, katakanlah bagian Pelayan

Ada beberapa cara dimana organisasi dapat mengelompokkan kegiatan-kegiatan yang bermacam-macam untuk dilaksanakan. Sekali lagi, proses penentuan cara bagaimana kegiatan-kegiatan dikelompokkan disebut departementalisasi atau departementasi

v  DEPARTEMENTALISASI FUNGSIONAL

   Departementalisasi fungsional mengelompokkan fungsi-fungsi yang sama atau kegiatan-kegiatan sejenis untuk membentuk satu satuan organisasi. Semua individu- individu yang melaksanakan fungsi yang sama dikelompokkan bersama, seperti seluruh personalia, penjualan, akuntansi, programmer computer, dan sebagainya.

·         Kebaikan pendekatan fungsional:

   Kebaikan utama pendekatan fungsional adalah bahwa pendekatan ini menjaga kekuasaan dan kedudukan fungsi-fungsi utama, menciptakan efisiensi melalui spesialisasi, memusatkan keahlian organisasi, dan memungkinkan pengawasan manajemen puncak lebih ketat terhadap fungsi-fungsi.

·         Kelemahan struktur fungsional :

   Bagaimanapun juga, pendekatan fungsional mempunyai berbagai kelemahan. Struktur fungsional dapat menciptakan konflik antar fungsi-fungsi,menyebabkan kemacetan-kemacetan pelaksanaan tugas yang berurutan ,memberikan tanggapan lebih lambat terhadap perubahan, hanya memusatkan pada kepentingan tugas-tugasnya, dan menyebabkan para anggota berpandangan lebih sempit serta kurang inovatif.

v  DEPARTEMENTALISASI DIVISIONAL

   Banyak perusahaan besar, dengan banyak jenis produk, diorganisasikan menurut struktur organisasi divisional. Bila departementalisasi perusahaan menjadi terlalu kompleks dan tidak praktis bagi struktur fungsional, manajer perlu membentuk divisi- divisi semi otonomi, dimana setiap divisi merancang, memproduksi dan memasarkan produknya sendiri.

   Tidak seperti departemen fungsional, suatu divisi menyerupai perusahaan yang terpisah.kepala divisi terutama memusatkan perhatiannya bersaing dengan satuan-satuan lainnya dalam perusahaan yang sama. Tetapi suatu divisi bukan merupakan satuan bebas seperti halnya perusahaan terpisah. Dalam hal ini, seorang manajer divisi tidak dapat membuat keputusan-keputusan sebebas pemilik perusahaan terpisah, karena dia masih harus melaporkan kegiatannya kepada direktur pusat. Sebagai pedoman umum, wewenang kepala divisi terbatas bila keputusan-keputusannya akan mempengaruhi kegiatan-kegiatan divisi-divisi lain.

·         Kebaikan struktur divisional :

   Organisasi atas dasar divisi mempunyai beberapa kebaikan. Karena semua kegiatan, ketrampilan dan keahlian yang diperlukan untuk memproduksi dan memasarkan produk dikelompokkan menjadi satu dibawah seorang kepala,keseluruhan pekerjaan dapat lebih mudah dikoordinasikan dan prestasi kerja yang tinggi dipelihara. Disamping itu, baik kualitas dan kecepatan pembuatan keputusan meningkat, karena keputusan- keputusan yang dibuat pada tingkat divisi dekat dengan kancah kegiatan.

·         Kelemahan struktur divisional:

   Bagaimanapun juga stuktur divisional mempunyai berbagai kelemahan. Kepentingan divisi mungkin ditempatkan di atas tujuan dan kebutuhan organisasi keseluruhan. Setiap divisi mempunyai para anggota staf dan spesialis sendiri, sehingga akan meningkatkan biaya administrasi dan terjadi duplikasi ketrampilan.

2)  Pembagian kerja

   Pemecahan tugas sehingga setiap individu Hanya pertanggung jawabdanmelakukan sejumalah kegiatan tertentu saja

Pada dasarnya ada 3 hal yang mendorong orang untuk membentuk pembagian kerja, yaitu :

1. Pekerjaan yang banyak menumpuk dan tidak mungkin dikerjakan oleh orang   seorang.

2. Pekerjaan kadang-kadang menuntut keahlian tertentu dan berbeda.

3. Pekerjaan dilaksanakan di beberapa tempat yang berebda, dalam waktu bersamaan.

3) Koordinasi

Proses untuk memadukan kegiantan dan sarana unit-unit organisasi yang terpisah guna mencapai tujuan bersama

   Koordinasi adalah usaha untuk menyatukan serta menyelaraskan kegiatan yang ada, sehingga tidak terjadi kesimpangsiuran, berlawanan dan semua kegiatan dapat mengarah kepada titik pencapaian tujuan.

 Koordinasi perlu ada di dalam suatu organisasi, sebab koordinasi perlu untuk mencegah timbulnya kekuatan pemisah (divergensi) dari tujuan semula, akibat adanya pembagian tugas. Output dari koordinasi adalah terdapatnya kegiatan yang terarah, tidak simpang siur dan tidak bertentangan serta tidak saling tumpang tindih sesamanya.

4)   Rentang manajemen

Banyaknya jumlah bawahan yang dapat dikendalikaan secaraa efektif seorang atasan

dapat digambarkan dalam bentuk bagan organisasi.

Kotak-kotak menggambarkan departementasi (pengelompokkan kegiatan), kemudian kotak-kotak itu diatur dalam tingkatan-tingkatan (hierarki manajemen), dan garis-garis yang menghubungkan kotak-kotak menggambarkan rantai komando atau “siapa melapor kepada siapa” dan juga menggambarkan hubungan atau koordinasi secara horizontal dan vertikal.

Susunan kotak tersebut membentuk organisasi , satu kotak di atas membawahi beberapa kotak pada setiap hierarki manajemen, menggambarkan rentang manajemen (span of authority), yang diartikan sebagai jumlah bawahan yang secara langsung melapor kepada seorang manajer tertentu.

C.    PEMBAGIAN KERJA

   Tiang dasar pengorganisasian adalah prinsip pembagian kerja ( devision of work ) yang memungkinkan terjadinya synergy .

Synergy adalah dua orang atau lebih yang bekerja bersama-sama secara coperatid dan di koordinasikan akan mencapai hasil lebih baik dari pada dilakukan perseorangan.

Pada dasarnya ada 3 hal yang mendorong orang untuk membentuk pembagian kerja ,yaitu :

1. Pekerjaan yang banyak menumpuk dan tidak mungkin dikerjakan oleh orang seorang.

2. Pekerjaan kadang-kadang menuntut keahlian tertentu dan berbeda.

3. Pekerjaan dilaksanakan di beberapa tempat yang berebda, dalam waktu bersamaan

D.     BAGIAN ORGANISASI

Struktur organisasi adalah suatu diagram yang menunjukkan fungsi-fungsi, departemen-departemen, atau posisi-posisi dalam organisasi, dan bagaimana mereka saling berhubungan.

Struktur organisasi terlalu komplek komplek untuk disajikan secara verbal maka perlu digambarkan dalaam bagan organisasi ( organization chart ) untuk menunjukan struktur organisasi .

Bagan organisaasi menggambarkan lima aspek utama struktur organisasi yaitu :

1)      pembagian kerja

Cara pimpinan mengendalikan tugas bawahan melalui pengorganisasian adalah dengan adanya pembagian kerja  yang jelas untuk tiap orang, maka pimpinan dapat dengan mudah mengingat, siapa mengerjakan apa, yang pada akhirnya dapat dimintakan pertanggungjawaban (laporan) hasil pelaksanaan tugas tersebut kepada yang bersangkutan.
Dengan pembagian kerja kegiatan bawahan dapat tertuju pada satu arah, karena dengan adanya pembagian tugas, dapat dihindari kesimpangsiuran tugas, sehingga setiap orang tahu apa yang menjadi tugasnya, dan mereka akan berusaha melaksanakn tugas itu dengan sebaik-baiknya, sehingga tiap-tiap kegiatan itu akan terarah ke satu tujuan.

2)       manajer dan bawahan (rantai perintah )

   Manajer dan bawahan atau rantai perintah.Rantai perintah menunjukkan hubungan wewenang tanggung jawab yang menghubungkan tasan dan bawahan dalam keseluruhan organisasi.Aliran ini dimulai dar jenjangorganisasi tertinggi sampai karyawan terendahdalam organisasi

  

   Oleh Karena itu, setiap anggota organisasi mempunyaisuatu kaitan dengan manajer puncak organisasi.Dalam hal iniprinsip kesatuan perintah harus jelas, dimana setiap karyawan menerimamenerimatugas dan pelimpahan wewenang hanya dari seorang manajer dan melaporkan pertanggung jawaban juga hanya kepada seorang manajer.

Rantai Perintah

Kekurangan atau kelemahan utama bagan adalah masih banyak hal – hal yang tidak jelas atau tidak ditunjukan. Sebagai contoh, tidak menunjukan seberapa besar tingkat wewenang dan tanggung jawab setiap tingkatan manajerial. Bagan juga tidak menunjukan hubungan – hubungan informal dan saluran komunkasi, dimana organisasi tidak dapat berfungsi secera efisien tanpa hal – hal itu.

3)      Tipe pekerjaan yang dilakuaakaan .

     Kelompok-kelompok kerja formal organisasi, tipe-tipenya :
1. Kesatuan tugas khusus (task force), dibentuk untuk menangani suatu masalah atau tugas khusus.
2. Panitia tetap (standing commiters)dan panitia Ad hoc, dibentuk untuk mengkoordinasikan dan mempertukarkan informasi, member saran manajemen puncak, atau bahkan membuat keputusan-keputusan sendiri.
3. Dewan atau komisi.
Kelompok-kelompok organisasi informal, memainkan peranan-penting dalam dinamika perilaku organisasi. Muncul tak terhindarkan kapan saja orang-orang bergabung bersama dan berinteraksi dalam pengelompokan-pengelompokan social.

4.pengelompokan segmen-segmen pekerjaan (departementasi).

Pengelompokkan segmen-segmen pekerjaan.keseluruhan anggota menunjukkan atas dasar apa kegiatan-kegiatan organisasi dibagi dasar fungsionalatau divisional, atau lainnya (departemantialisasi).

4.      Tingkatan manajemen.

Tingkatan manajemen Suatu bagian tidak hanya menunjukkan manajer dan bawahan tetapi juga keseluruhan hirarki manajemen.

Seberapa luas tingkat spesialisai kerja dalam organisasi dapat diperkirakan dengan membaca label-label yang yang menunjukkan pekerjaan yang berbeda dan bagaimana tugas-tugas dikelompokkan.Garis menunjukkan rantai perintah yang merupakan aspek kunci koordinasi dalam setiap organisasi.Bagan juga dapat menunjukkan besarnya (size) dari organisasi, tetapi tanpa informasi tambahan akan menimbulkan gambaran yang tidak jelas.

Keuntungan dan kelemahan bagan organisasi telah menjadi subyek perdebatan cukup lama di antara para penulis manajemen. Salah satu keuntungan adalah bahwa kariawan dan lain – lain diberi gambaran bagaimana organisasi disusun. Manajer, bawahan dan tanggung jawab digambarkan dengan jelas. Bila seseorang dibutuhkan untuk menangani suatu masalah khusus, bagan menunjukan tempat dimana orang itu dapat ditemukan. Proses pembuatan bagan juga memungkinkan manajer mengetahui dengan tepat kelemahan – kelemahan organisasi, seperti sumber – sumber potensial terjadinya konflik atau bidang – bidang dimana duplikasi yang tidak diperlukan terjadi.

E. Departementalisasi

Efisiensi aliran pekerjaan tergantung pada keberhasilan integrasi satuan – satuan yang bermacam – macam dalam organisasi. Pembagian kerja dan kombinasi tugas seharusnya mengarah ketercapainya strukturr – struktur departemen dan satuan – satuan kerja.

Ada beberapa cara dimana organisasi dapat memutuskan pola organisasi yang akan digunakan untuk mengelompokan kegiatan yang bermacam – macam untuk dilaksanakan. Sekali lagi proses penentuan cara bagaimana kegiatan – kegiatan dikelompokan disebut departementalisasi atau departementasi. Beberapa bentuk departementalisasi yang akan dibicarakan berikut ini, adalah atas dasar:

F.MACAM –MACAM DEPAETEMENTASI

1. Fungsi: pemasaran, akuntansi, produksi, atau keuangan.

2. Produk atau jasa: divisi mesin cuci, lemari es, televisi, atau radio.

3. Wilayah: divisi DKI Jakarta, Jawa Barat, Jawa Tengah, atau Indonesia Timur dan Operasi Internasional.

4. Langganan: penjualan industri, pedagang eceran, pemerintah, milier atau konsumen.

5. Proses atau peralatan: departemen pemotongan, kelompok perakitan, bagian pembungkusan atau bagian finishing.

6. Waktu: kelompok kerja bisa dibagi menjadi shift pertama, shift kedua, shift ketiga.

7. Pelayanan: bisa mencerminkan kelas bisnis, kelas ekonomi, dan kelas turis dalam pelayanan di pesawat terbang.

8. Alpha-numerical: bisa digunakan pada pelayanan telepon dimana,misal nomer 00000 – 50000 ditempatkan dalam satu departemen dan nomer 50001 – 99999 dalam departemen lain.

9. Proyek dan Matriks: digunakan oleh perusahaan – perusahaan konstruksi dengan teknologi tinggi, perusahaan konsultan atau orientasi energi.

Dalam hal, hampir semua organisasi menggunakan lebih dari satu pendekatan dalam pengelompokan kegiatan – kegiatannya. Bahkan dalam organisasi yang besar mungkin dijumpai empat, lima, atau enam pendekatan digunakan bersama sebagai dasar departementalisasi.

 Departementalisasi ini dapat di rangkum menjadi tiga struktur departemen yaitu :

1.Departementalisasi Fungsional

Departementalisasi Fungsional mengelompokkan fungsi – fungsi yang sama atau kegiatan – kegiatan sejenis untuk membentuk suatu satuan organisasi. Semua individu yang melaksanakan fungsi yang sama dikelompokan bersama, seperti seluruh personalia penjualan, akuntansi, programmer komputer, ddan sebagainya.

Organisasi fungsional ini barangkali merupakan bentuk yang paling umum dan bentuk dasar departementalisasi. Gambar 3.2, menunjukaan departementalisasi fungsional yang dapat digunakan pada tingkatan manajemen puncak dalam membagi empat fungsi utama bisnis – produksi, keuangan, dan personalia (kepegawaian).

Kebaikan pendekatan fungsional. Kebaikan utama pendekatan fungsional adalah bahwa pendekatan ini menjaga kekuasaan dan kedudukan fungsi – fungsi utama, menciptakan efisiensi melalui spesialisasi, memusatkan keahlian organisasi, dan memungkinkan pengawasan manajemen puncak lebih ketat terhadap fungsi – fungsi. Pendekatan ini cocok untuk lingkungan yang stabil serta memerlukan koordinasi internal yang minimum, membutuhkan lebih sedikit ketrampilan – ketrampilan dasar pribadi, dan meminimumkan duplikasi personalia dan peralatan dari segi biaya.

Kelemahan struktur fungsional. Bagaimanapun juga, pendekatan fungsional mempunyai berbagai kelemahan. Struktur fungsional dapat menciptakan konflik antar fungsi – fungsi, menyebabkan kemacetan – kemacetan pelaksanaan tugas yang berurutan, memberikan tanggapan yang lebih lambat terhadap perubahan, hanya memusatkan pada kepentingan tugas – tugasnya, dan menyebabkan para anggota. Berpandangan lebih sempit serta kurang inovatif.

Koordinasi antara dan diantara fungsi – fungsi menjadi kompleks dan lebih sulit sejalan dengan pertumbuhan organisasi. Tanggung jawab atas keseluruhan pelaksanaan kegiatan berhenti hanya pada sampai puncak.

2.Departementalisasi Divisional

Banyak perusahaan besar, dengan banyak jenis produk, diorganisasikan menurut struktur organisasi divisional. Bila departementalisasi perusahaan menjadi terlalu kompleksdan tidak praktis bagi struktur fungsional, manajer perlu membentuk divisi – divisi semi otonomi, dimana setiap divisi merancang, memproduksi dan memasarkan produknya sendiri.

Organisasi divisional dapat mengikuti pembagian divisi – divisi atas dasar produk, wilayah (geografis), langganan, dan proses atau peralatan.

1.Struktur organisasi divisional atas produk.

 Setiap departemen bertanggung jawab atas suatu produk atau sekumpulan produk yang berhubungan (garis produk). Divisionalisasi produk adalah pola logik yang dapat diikuti bila jenis – jenis produk mempunyai teknologi pemprosesan dan metoda – metoda pemasaran yang sangat berbeda satu dengan yang lain dalam organisasi (lihat gambar 3.3). Dalam gambar terlihat bahwa perusahaan diorganisasikan atas dasar produk pada tingkat manajer umum, dan pada tingkat selanjutnya menggunakan pendekatan fungsional.

2.Stuktur organisasi divisional atas dasar wilayah.

 Departementalisasi wilayah, kadang – kadang juga disebut departementalisasi daerah, regional atau geografis, adalah pengelompokan kegiatan – kegiatan menurut tempat dimana operasi berlokasi atau dimana satuan – satuan organisasi menjalankan usahanya. Faktor – faktor lokasi yang terutaman menjadi pertimbangan adalah sumber bahan mentah, pasar, dan tenaga kerja. Perusahan yang menjual produknya diberbagai wilayah yang tersebar luas, dapat membaginya menjadi kelompok – kelompok wilayah dengan manjer tersendiri (area manajer) untuk setiap wilayah. Perusahaan – perusahaan jasa, perbankan, dan perusahaan – perusahaan bukan manufacturing lainnya lazim diorganisasikan atas dasar wilayah, dengan membuka kantor – kantor cabang.

3.Struktur organisasi divisional atas dasar langganan.

 Departementalisasi langganan adalah pengelompokan kegiatan – kegiatan yang dipusatkan pada penggunaan produk atau jasa tertentu. Sebagai contoh, perusahaan elektronika mungkin mempunyai divisi – divisi yang terpisah untuk langganan.

 4.Stuktur organisasi divisional atass dasar proses atau peralatan.

 Departementalisasi proses atau peralatan adalah pengelompokan kegiatan atas dasar proses atau peralatan produksi. Hal ini sering dijumpai dalam departemen produksi.kegiatan – kegiatan suatu pabrik manufacturing dapat dikelompokan menjadi departemen – departemen pemboran, penggilingan penggergajian perakitan dan penyelesaian terakhir. Tipe departementalisasi ini mempunyai kegunaan bila mesin – mesin atau peralatan – peralatan yang digunakan memerlukan keterampilan – keterampilan pengoperasian khusus atau akan lebih ekonomis bila kapasitas digunakan sepenuhnya. Pendekatan proses atau peralatan terutama ditentukan atas dasar pertimbangan ekonomis.

Tidak seperti departemen fungsional, suatu divisi menyerupai perusahaan yang terpisah. Kepala divisi terutama memusatkan perhatiannya pada operasional divisinya, bertanggung jawab atas laba rugi, dan bahkan mungkin bersaing dengan satuan – satuan lainnya dalam perusahaan yang terpisah. Dalam hal ini, seorang manajer divisi tidak dapat membuat keputusan – keputusan sebebas pemilik perusahaan terpisah, karena dia masih harus melaporkan kegiatan nya kepada direktur pusat. Sebagai pedoman umum, wewenang kepala divisi terbatas bila keputusan – keputusannya akan mempengaruhi kegiatan divisi – divisi lain.

Kebaikan struktur divisional. Organisasi atas dasar divisi mempunyai beberapa kebaikan. Karena semua kegiatan, keterampilan dan keahlian yang diperlukan untuk memproduksi dan memasarkan produk dikelompokkan menjadi satu di bawah seorang kepala, keseluruhan pekerjaan dapat lebih mudah dikoordinasikan dan prestasi kerja yang tinggi terpelihara. Di samping itu, baik kualitas dan kecepatan pembuatan keputusan meningkat, karena keputusan – keputusan yang dibuat pada tingkat divisi dekat dengan kancah kegiatan.

3.Departementalisasi Organisasi Matrix / Matriks

Bentut organisasi matriks marupakan gabungan dari departementalisasi menurut fungsional dan departementalisasi menurut proyek. Seorang pegawai dapat memiliki dua posisi baik secara fungsi maupun proyek sehingga otomatis akan memiliki dua atasan / komando ganda. Proyek biasanya diadakan secara tidak menentu dan sifatnya tidak tetap.

G.RENTANG MANAJEMEN (SPAN OF MANAGEMENT)

Prinsip rentang manajemen berkaitan erat dengan jumlah bawahan yang dapat dikendalikan secara efektif oleh manajer atau atasan. Antara rentang manajemen dan koordinasi saling berhubungan erat. Ada anggapan bahwa semakin besar jumlah rentangan semakin sulit untuk mengkoordinasikan kegiatan bawahan secara efektif

Penentuan rentang yang tepat

•         Rentang manajemen mempengaruhi penggunaan efisien dari manajer dan pelaksanaan kerja efektif dari bawahan mereka.        Jika terlalu banyak anak buah maka ,anak buah akan semakin kurang terkontrol dan kurang arahan.   Kalau terlalu sedikit maka ,manajer yang kurang dimanfaatkan tenaganya dan para bawahan terlalu diawasi.

•         Ada hubungan antara rentang manajemen di seluruh organisasi dan struktur organisasi.      Jika rentang terlalu sempit, yaitu anak buahnya sedikit, maka organisasi jadi terlalu tinggi dan berjenjang sehingga efiktifitas manajer ditiap tingkatan akan terpengaruh.

Jika anak buah merasa frustasi dan ada kecurangan maka dapat disimpulkan bahwa rentang organisasi terlalu lebar, jadi tak effisien dan banyak tenaga yang tak termanfaatkan dengan baik.

Pendekatan Graicunas

•         Dalam memilih suatu rentangan, manajer harus mempertimbangkan tidak hanya hubungan satu dengan satu secara langsung dengan bawahan yang diawasi tetapi juga hubungan mereka dengan bawahan dalam kelompok dua atau lebih.

Pilihan dalam meningkatkan jumlah karyawan

•         Rentang manajemen naik

•         Hirarki tingkatan manajemen naik

•         Kombinasi keduanya

Menurut Lockheed‘s tujuh faktor yang mempengaruhi manajer dalam penentuan rentang manajemen adalah :

1)      Kesamaan fungsi diawasi: sejauh mana fungsi atau tugas bawahan yang manajer bertanggung jawab adalah sama atau berbeda.

2)      Kedekatan geografis fungsi diawasi: seberapa dekat terletak kepada pengelola fungsi atau bawahan.

3)      Kompleksitas fungsi diawasi: sifat fungsi atau tugas yang bertanggung jawab manajer.

4)      Arah dan kontrol yang diperlukan oleh bawahan: derajat pengawasan yang dibutuhkan bawahan.

5)      Koordinasi yang diperlukan pengawas: sejauh mana manajer harus mencoba untuk mengintegrasikan fungsi atau tugas dalam subunit atau di antara subunitdan bagian lain dari organisasi.

6)      Perencanaan yang diperlukan pengawas: sejauh mana manajer harus meninjau program dan kegiatan subunit nya.

7)      Bantuan pada atasan atas adanya organisasi : berapa banyak membantu dalam hal asisten dan personil pendukung dapat diandalkan manajer.

Kelemahan jumlah bawahan yang luas adalah :

A.    Fungsi pengawasan terhadap bawahan sukar dilaksanakan .

B.     Kemajuan setiap bawahan sukar diikuti .

C.     Waktu kerja pimpinan akan habis pekerjaan rutin mengawasi bawahannya ,sehingga tidak ada waktu lagi untuk memikirkan pengambilan organisasi .

D.    Pimpinana akan menjumpai kesulitan untuk menyesuaikan diri dengan bawahannya .

Faktor-faktor yang harus di perhitungkan dalam menetapkan rentang manjeman yaitu :

A.    Mudah , sukarnya pekerjaan bawahan yang harus di awasi.

Makin sulit pekerjaan ,sebaiknya makin sedikit jumlah bawahan yang harus di awasi .

B.     Kesetabilan proses produksi .

Apabila proses produksi stabil maka dapat lebih banyak bawahan yang di awasi

C.     Kemampuan bawahan yang diawasi .

Apabila bawahan mempunyai kemampuan kerja yang baik makajumlah bawahan yang di awasi dapat lebih banyak lagi .

D.    Pekerjaan utama atasan .

Jika atasan memiliki pekerjaan utama yang banyak , sebaiknya jumlah bawahan yang diawasinya sedikit saja .

E.     Biaya pengawasan .

Apabila biaya pengawasan mahal maka jumlah bawahan yang di awasi , sebaiknya di tentukan jumlah yang sedikit .

H. RUMUS PENGHITUNGAN JUMLAH HUBUNGAN .

Menurut V.A Griunas ,banyak sedikitnya jumlah bawahan yang diawasi akan menentukan jumlah hubungan yang akan timbul antara atasan dan bawahan .

Bagaimana menghitung jumlah hubungan yang timbul antara atasan dan bawahan ini ?

            Jumlah hubungan itu dapat di hitung dengan rumus :

            Ht = n(2n + n 1).

            Ht = jumlah hubungan .

            N = jumlah bawahan .

Jadi kalau seorang pemimpin memiliki jumlah bawahan 3 orang , maka jumlah hubungan yang akan timbul adalah sejumlaah 18.

            Dalam praktek jumlah hubungan menurut Griunas ini tidak selalu terjadi sebab jumlah hubungan dalaam praktek tidak selau sama dalam hal frekuensi dan   intensitasnya .

I .MACAM – MACAM SIFAT HUBUNGAN DALAM ORGANISASI .

         1) Hubungan Garis.

Hubungan Garis adalah tipe organisasi yang tertua dan paling sederhana. Dalam organisasi garis, tugas-tugas perencanaan, pengendalian dan pengawasan berada satu tangan garis kewenangan (line authority) langsung dari pimpinan kepada bawahan.

2) Hubungan Staf.

Hubungan staf pada umumnya digunakan untuk organsasi yang besar. Daerah kerjanya luas dan mempunyai bidang-bidang tugas yang beraneka ragam serta rumit.

3) Organisasi Fungsi.

Pada umumnya yang dimaksud dengan organisasi fungsi adalah yang disusun berdasarkan sifat dan macam-macam fungsi yang harus dilaksanakan.

4)  Hubungan rateral (rateral relations )

Contonya bagian marketing berhubungan dengan bagian produksi untuk merundingkan barang apa yang akan di hasil kan .

J.BENTUK ORGANISASI .

1. Organisasi Garis (Line Organization)
2. Organisasi Garis dan Staf (Line and Staff Organization)
3. Organisasi Fungsional (Functional Organization)
4. Organisasi Panitia (Commit Organization)

1) Organisasi Garis

Organisasi Garis adalah tipe organisasi yang tertua dan paling sederhana. Dalam organisasi garis, tugas-tugas perencanaan, pengendalian dan pengawasan berada satu tangan garis kewenangan (line authority) langsung dari pimpinan kepada bawahan. Bentuk organisasi diciptakan oleh Henry Fayol

Ciri-ciri organisasi garis adalah:

1. Tujuan organisasi masih sederhana
2. Organisasinya kecil
3. Jumlah karyawannya sedikit
4. Pemimpin dan semua karyawan saling mengenal dan dapat berhubungan setiap hari kerja
5. Hubungan antara pimpinan dan karyawan bersifat langsung
6. Tingkat spesialisasi begitu juga alat-alat yang diperlukan tidak begitu tinggi dan tidak beraneka ragam

2) Organisasi Garis dan Staf

Tipe organisasi garis dan staf pada umumnya digunakan untuk organsasi yang besar. Daerah kerjanya luas dan mempunyai bidang-bidang tugas yang beraneka ragam serta rumit. Bentuk ini diciptakan oleh Harrington Emerson.

Ciri-ciri organisasi garis dan staf adalah:

1. Organisasinya besar dan bersifat kompleks
2. Jumlah karyawan banyak
3. Daerah kerjanya luas
4. Hubungan kerja yang bersifat langsung tidak mungkin lagi
5. Pimpinan begitu pula sesama karyawan tidak lagi semuanya saling mengenal
6. Spesialisasi yang beraneka ragam diperlukan dan digunakan secara maksimal

Terdapat tiga komponen utama yaitu:

1. Pimpinan : yang mengendalikan dan bertanggung jawab atas kelancaran organisasi dalam arti menentukan tujuan, menetapkan kebijaksanaan dan mengambil keputusan.
2. Pembantu pimpinan atau staf : yaitu yang membantu pimpinan dalam perencanaan dan pengendalian. Pada organisasi garis dan staf yang besar, staf terdiri dari dua kelompok, yaitu:
3. Staf koordinasi atau biasa disebut "staf umum", yaitu kelompok staf yang membantu pemimpin dalam perencanaan dan pengawasan serta setiap saat memberikan nasihat-nasihat kepada pemimpin, diminta atau tidak diminta.
4. Staf teknik atau biasa juga disebut "staf khusus", yaitu kelompok staf memberikan pelayanan atau jasa-jasa kepada komponen pelaksana untuk pelaksanaan tugasnya.
5. Pelaksana : yaitu komponen organisasi yang melaksanakan tugas-tugas yang telah ditentukan dari atas.
6. Dalam organisasi garis dan staf, secara formal yang berhak memberikan perintah hanyalah pemimpin, sedangkan staf hanyalah sebagai pembantu pimpinan dengan tugas perencanaan, memberikan nasihat, dan lain-lain yang serupa dengan itu. Tetapi dalam organisasi yang besar yang mempunyai ruang lingkup tugas yang luas, beraneka ragam, dan kompleks, tidak mungkin lagi bagi seorang pemimpin mendelegasikan beberapa wewenangnya kepada staf sesuai dengan bidang masing-masing. Dalam hal demikian staf menandatangani keputusan, perintah, instruksi, dan lain-lain atas nama pimpinan.

3) Organisasi Fungsional

Pada umumnya yang dimaksud dengan organisasi fungsional adalah yang disusun berdasarkan sifat dan macam-macam fungsi yang harus dilaksanakan.

Ciri-ciri organisasi fungsional antara lain adalah:

1. Pembidangan tugas secara tegas dan jelas dapat dibedakan
2. Dalam melaksanakan tugas tidak banyak memerlukan koordinasi terutama pada tingkat pelaksanaan bawahan karena bidang tugasnya sudah tegas dan jelas digariskan. Dalam organisasi fungsional, koordinasi dititikberatkan pada eselon atasan
3. Pembagian unit-unit organisasi didasarkan pada spesialisasi tugas
4. Para direktur mempunyai wewenang komando terhadap unit-unit yang berada dibawahnya atas namanya sendiri, tidak perlu atas nama direktur utama

Organisasi fungsional pada umumnya digunakan dalam perusahaan-perusahaan yang pembidang tugasnya dapat digriskan secara tegas, umpamanya unit produksi, unit pemasaran, unit keuangan, dan lain-lain yang walaupun saling bersangkut-paut namun bidang kegiatannya jelas berbeda. Bentuk ini dikembangkan oleh FW Taylor.

4) Organisasi Panitia

Tipe organisasi panitia pada umumnya dibentuk dalam waktu yang terbatas untuk melaksanakan tugas-tugas tertentu,

Ciri-ciri organisasi panitia antara lain adalah:

1. Tugasnya tertentu dan jangka waktu berlakunya terbatas
2. Seluruh unsur pimpinan duduk dalam panitia baik sebagai ketua maupun sebagai anggota
3. Tugas kepemimpinan dilaksanakan secara kolektif, oleh sebab itu tanggung jawabpun secara kolektif pula
4. Semua anggota pimpinan mempunyai hak, wewenang dan tanggung jawab yang pada umumnya sama
5. Para pelaksana dikelompokkan menurut bidang dan tugas tertentun yang harus dilaksanakan dalam bentuk tugas (task force)

5) organisasi matrik.

Cirinya adalah dalam organisasi itu terjadi kontak koordinasi antar bagian yang ada dalam organisasi.

6) organisasi prroyek dan lain –lain .

Cirinya adalah apabila tujuan proyaek sedah selesai ,maka organisasi akan segera di bubarkan.

 Macam- macam bentuk organisasi dalam sudut formalitas .

1.      Organisasi Formal
Organisasi formal adalah kumpulan dari dua orang atau lebih yang mengikatkan diri dengan suatu tujuan bersama secara sadar serta dengan hubungan kerja yang rasional. Contoh : Perseroan terbatas, Sekolah, Negara, dan lain sebagainya.

Memiliki suatu struktur yang terumuskan baik, yang menerangkan hubungan:
– hubungan otoritasnya,
– kekuasaan,
– akuntabilitas dan tanggung jawabnya,
– bagaimana bentuk saluran-saluran
– melalui apa komunikasi berlangsung.
– Menunjukkan tugas-tugas terspesifikasi bagi masing-masing anggotanya.

2.      Organisasi Informal
– Organisasi informal adalah kumpulan dari dua orang atau lebih yang telibat pada suatu aktifitas serta tujuan bersama yang tidak disadari.
– sulit untuk menentukan waktu eksak seseorang menjadi anggota organisasi tersebut. Sifat eksak hubungan antar anggota dan bahkan tujuan organisasi yang bersangkutan tidak terspesifikasi.
– Munculnya biasanya dikarenakan adanya sekelompok orang yang memiliki kebutuhan yang sama.
Contoh: makan malam bersama
• Sifat Organisasi Informal
1. Hubungan Didalamnya lebih bersifat spontan dan tidak teroganisasi
2. Tidak terdapat Pemimpin
3. Tidak bertitik tolak pada pengendalian Manajemen
• Pembagian Organisasi Informal Menurut Hicks
• Organisasi Primer:
– menuntut keterlibatan secara lengkap, pribadi dan emosional anggotanya.
– Berlandaskan ekspektasi timbal balik, bukan pada kewajiban yang dirumuskan dengan eksak
Contoh: keluarga
• Pembagian Organisasi Informal Menurut Hicks
• Organisasi Sekunder, memuat hubungan yang bersifat
– intelektual,
– rasional, dan
– kontraktual.
• Tidak bertujuan memberikan kepuasan batiniah
• Memiliki anggota karena dapat menyediakan alat-alat berupa gaji ataupun imbalan kepada anggotanya.
• Contoh: kontrak kerjasama antara majikan – calon karyawannya dimana harus saling setuju mengenai seberapa besar pembayaran gajinya
• Jenis Kelompok Informal
a) Horizontal Cliques
Yaitu kelompok informal yang keanggotaannya terdiri dari orang-orang yang berada pada tingkatan manajemen yang sama dan bekerja dalam bidang yang sama.
b) Vertical Cliques
Yaitu kelompok informal yang keanggotaannya terdiri dari orang-orang yang berada pada tingkatan manajemen yang berbeda-beda, akan tetapi dalam suatu bidang yang sama
c) Random Cliques
Yaitu kelompok informal yang keanggotaannya terdiri dari orang-orang yang berasal dari berbagai tingkatan manajemen dan yang berasal dari berbagai bidang.